Wat is takenmanagement?
Projecten bestaan voornamelijk uit diverse kleinere taken. Weten hoe je die taken en je teamleden managet is de sleutel tot succes voor het afronden van projecten. In de basis van takenmanagent staat de to-do lijst, maar je komt er al snel achter dat alleen het hebben van een takenlijst niet voldoende is om projecten effectief te managen.
Takenmanagement is het proces waar een projectmanager taken identificeert en de voortgang monitort. De projectmanager updatet de zaken die moeten gebeuren op een dagelijkse basis.
Taken komen in alle vormen en maten en zo zou het ook moeten zijn met takenmanagement software. GetJobsDone is dé eenvoudigste tool voor het in kaart brengen, verdelen en uitbesteden van interne en externe taken! Zo krijgen jouw medewerkers en externe partners de job done!
Takenmanagement is niet eenvoudig het vereist veel discipline, flexibiliteit en de juiste tools om de job klaar te krijgen.
Waarom moet je gebruik maken van takenmanagement software?
Je kunt niet efficiënt werken als je geleefd wordt door de waan van de dag. Je bent niet efficiënt door puur en alleen de volgende email te beantwoorden. Je moet taken groeperen, want de volgende taak die er op popt hoeft niet per se de belangrijkste taak te zijn. Je moet je tijd zo in delen dat je voldoende tijd hebt om de taken met prioriteit af te ronden.
Om het werk georganiseerd te houden heb je een takenmanagement tool nodig. Hiermee kun je gemakkelijk de taken bijhouden, prioriteren en samenwerken met je teamleden.
Taakmanagement tools zorgen er bovendien voor dat je op de hoogte bent van de werkzaamheden die er moeten gebeuren. Daarnaast helpt het team om ervoor te zorgen dat ze
- Meteen inzichtelijk waar iedereen mee bezig is
- Weten waar de prioriteiten liggen
- Weten hoeveel tijd ze hebben om de taken af te ronden
- Hun taken kunnen groeperen om tegelijk aan dezelfde soort taken te werken
Daar bovenop zorgt het gebruik maken van software voor takenmanagement ervoor dat er grip gehouden wordt op de workload. Zo kun je gemakkelijk aanpassingen maken of taken delegeren, intern of extern. Zo voorkom je een te hoge werkdruk.
Veel voorkomende takenmanagement tools
Er zijn veel verschillende soorten taakmanagement tools, we lichten er een aantal van uit.
To-do list
De makkelijkste methode om je taken bij te houden is door gebruik te maken van pen en papier om een to-do lijst op te stellen. Je kunt daar gemakkelijk je eigen taken in bijhouden. Grote nadeel van pen en papier is dat je niet gemakkelijke je taken kunt groeperen of samen met je team kunt delen. Elke online tool heeft de mogelijkheid om je taken in bij te houden.
Online Taken lijsten
De online takenlijst is een stapje hoger dan een to-do-lijst. Omdat het online is, is het overal toegankelijk en kan het eenvoudig worden bijgewerkt en bewerkt.
Met GetJobsDone heb je volledige controle over jouw taken en die van het team. Voeg vervaldatums, prioriteitsniveaus, bijlagen, notities en zelfs tags toe om eenvoudig te kunnen sorteren en groeperen. Bovendien kun je terugkerende taken instellen, zodat je ze niet steeds aan het project hoeft toe te voegen. Als je in een team werkt, kun je taken toewijzen aan andere teamleden om de werklast te verdelen en verdraaglijk te maken.
Online Kanban Boards
Als takenlijsten je gewoon niet helpen, probeer dan kanban borden te gebruiken om taken te beheren. Kanban borden zijn een populaire tool voor projectmanagement die een visuele manier biedt om uw projecttaken te beheren. Taken worden gemaakt met behulp van kanban kaarten, die vervolgens in relevante kolommen worden geplaatst.
Kanban-bordkolommen worden doorgaans gelabeld als 'backlog, to-do, in progress en done’ zodat je gemakkelijke de status van elke taken bij kunt houden. Met GetJobsDone kun je bovendien, net als bij de takenlijstfunctie, bestanden, opmerkingen, prioriteitsniveaus en meer aan uw taken toevoegen. Dankzij de gebruiksvriendelijke interface kunt u snel de voortgangsniveaus van taken volgen en zien waar een knelpunt of achterstallige taak op de loer ligt.
Wat is takenmanagement software?
Taakbeheersoftware stroomlijnt het proces van het beheren van taken. Het geeft projectmanagers meer controle over projecttaken en teams de middelen om beter samen te werken om die taken te voltooien.
Met uitgebreide taakbeheersoftware, zoals GetJobsDone kun je alle meest voorkomende hulpmiddelen voor taakbeheer in één software gebruiken. Taakbeheer is meer dan alleen een to-do-lijst maken en die taken doorstrepen zodra ze voltooid zijn. Het controleert je werk, prioriteert taken, werkt samen met teamleden en houdt de voortgang bij.
Voordelen van taakbeheersoftware
Krachtige software voor taakbeheer kan uw teams een pad bieden om productiever te werken. Een taakbeheertool die is geïntegreerd met andere projectbeheerfuncties is nog beter en kan u helpen taken en projecten beter te beheren.
Hier zijn enkele belangrijke voordelen waar u op moet letten bij het kiezen van de beste taakbeheersoftware om uw werk te beheren.
• Houd de tijd bij die aan het werk wordt besteed
• Samenwerken met teams
• Organiseer, prioriteer en wijs taken toe
• Volg de voortgang in realtime
• Update de status van taken online
• Voeg notities, bestanden en koppelingen toe en maak opmerkingen bij taken
• Deel taken met het team
• Maak persoonlijke to-do-lijsten binnen taken